Các Loại Giấy Tờ Thủ Tục Mở Quán Trà Sữa

Bạn đang lên kế hoạch mở quán trà sữa, mở quán cafe nhưng không biết phải hoàn thành bao nhiêu loại hồ sơ thủ tục? Cần phải hoàn thành hồ sơ nào trước, thủ tục nào sau? Hãy chủ động chuẩn bị mọi thứ trước khi Bạn khai trương quán nhé.

Trình tự bên dưới là các loại hồ sơ và thủ tục cần thiết cho việc kinh doanh trà sữa, kinh doanh cafe của bạn

1. Hợp Đồng Thuê Nhà (có công chứng là tốt nhất).
2. Giấy Phép Đăng Ký Kinh Doanh.
3. Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Thuế.
4. Giấy Chứng Nhận An Toàn Vệ Sinh Thực Phẩm.
5. Giấy Phép Chuyển Mục Đích Sử Dụng Điện và Chuyển Đổi Tên Chủ Sở Hữu Điện Kế
6. Sổ đăng ký tạm trú, tạm vắng.

1. Hợp Đồng Thuê Nhà – Mở Quán Trà Sữa, Cafe

Sau khi Bạn và Chủ nhà cho thuê đã thống nhất các điều khoản giữa 2 bên bằng trao đổi miệng qua lại với nhau thì có thể tiến hành các bước sau:

• Hợp đồng riêng giữa 2 bên: 2 bên có thể làm một hợp đồng riêng với nhau vì một lý do nào đó (vd: bên chủ nhà tránh nộp thuế cho thuê nhà (theo luật thì số tiền cho thuê nhà trên 100tr/năm thì phải nộp thuế cho thuê nhà là 10% của tổng số tiền cho thuê trong 1 năm). Tuy nhiên, hợp đồng này sẽ ít có giá trị pháp lý. Sau này, có xảy ra tranh chấp dẫn đến kiện tụng nhau cũng rất mệt mỏi.
• Hợp đồng công chứng 3 bên (Chủ nhà – Bạn – Cty dịch vụ công chứng): Theo quan điểm của mình, khi Bạn đi thuê nhà, cho dù chủ nhà nói đã có hợp đồng riêng giữa 2 bên, không cần công chứng nữa nhưng mình khuyên chân thành các Bạn nên yêu cầu chủ nhà chịu khó đi làm hợp đồng công chứng đàng hoàng. Mình nêu 1 vài lý do tại sao các Bạn nên đi công chứng. Nghe xong hết hồn nè:
  – Khi có hợp đồng công chứng thì các Bạn mới làm được các thủ tục đăng ký Giấy phép kinh doanh, đăng ký thuế, giấy chuyển đổi mục đích sử dụng điện…
  – Tránh bị lừa gạt: khi đi đến dịch vụ công chứng, họ sẽ yêu cầu chủ nhà phải cung cấp đầy đủ giấy tờ như chủ quyền nhà, giấy CMND để họ rà soát trên hệ thống. Như vậy, nếu như nhà đó đang tranh chấp thì trên hệ thống cũng sẽ báo động, nhà đó đang cắm sổ vào ngân hàng thì chắc chắn khi đi công chứng cũng không có sổ chủ quyền để công chứng –> hai tình huống trên sẽ giúp Bạn biết về tình hình hiện tại căn nhà đó để mình còn có thể dừng việc ký hợp đồng thuê nhà trước khi quá muộn. Ngoài ra, khi ra công chứng, nếu bên chủ nhà có vấn đề thì hợp đồng công chứng cũng có giá trị pháp lý nhiều hơn rất nhiều so với hợp đồng cá nhân riêng giữa 2 bên. Mình bỏ tiền đầu tư quán, sửa chữa nhà cho đẹp mà chủ nhà “chơi không đẹp” là mình mất tiền nhiều mà còn ôm thêm “cục tức”. Ở Việt Nam, tình trạng chủ nhà “trở quẻ” là khá phổ biến.

Sau khi làm xong hợp đồng thuê nhà có công chứng, nghĩa là bạn mới đủ pháp lý kinh doanh và buôn bán trên mặt bằng bạn thuê với tên của bạn trên tất cả các loại thủ tục và giấy tờ liên quan. Bạn nên photo hợp đồng này thành khoảng 5-6 bản phụ vì còn sử dụng nó rất nhiều. Lưu ý là bạn nên bảo quản kỹ bản chính vì giấy tờ không bảo quản kỹ sẽ dễ bị hư hỏng, mục rách.

2. Giấy Phép Đăng Ký Kinh Doanh

Để làm Giấy Phép Kinh Doanh, Bạn trực tiếp mang hồ sơ lên UBND Quận/Huyện. Ở thành phố trực thuộc tỉnh thì mang lên Hội Đồng Nhân Dân Thành Phố. Một số tỉnh thì lại mang lên UBND Thành Phố (chỗ một cửa).

Hồ sơ bao gồm (hợp đồng thuê nhà công chứng, CMND bản gốc, hộ khẩu (có tỉnh cần, có tỉnh thì không cần, do đó Bạn nên mang theo cho chắc ăn). Tại UBND Quận (hoặc những điểm mình đã liệt kê ở trên), bạn sẽ dựa theo những biểu mẫu để điền đầy đủ thông tin và có nhân viên hướng dẫn cho bạn rất chi tiết và chu đáo –> Sau đó nhớ cho nhân viên hướng dẫn 5 sao nha, cho 4 sao là “giận” nghỉ chơi đó ?

Khi Bạn mới bắt đầu kinh doanh, mở quán trà sữa đầu tiên thì theo Khải bạn nên đăng ký kinh doanh với loại hình Kinh doanh hộ cá thể, đừng nên đăng ký với loại hình công ty TNHH vì loại hình công ty TNHH sẽ phát sinh nhiều loại giấy tờ thủ tục và bạn sẽ phải báo cáo thuế định kỳ.

Sau khi hoàn thành đầy đủ các thủ tục, Bạn sẽ được phiếu hẹn lên lấy giấy phép kinh doanh. Xong, cầm giấy hẹn và làm bước tiếp theo bên dưới.

3. Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Thuế

Sau khi Bạn đã có phiếu hẹn nhận Giấy Phép Đăng Ký Kinh Doanh, về lý thuyết Bạn chỉ cần ngồi chờ 1 đoàn cán bộ xuống quán bạn kiểm tra. Nhưng theo mình, cách 1 ngày đi đăng ký giấy phép kinh doanh, Bạn nên chủ động đi tới UBND Phường (nơi mình mở quán kinh doanh chứ không phải UBND Phường trên CMND/Hộ khẩu của Bạn nhé) để trao đổi và làm quen với các chú/cô bên thuế thì Bạn sẽ có giấy phép đăng ký kinh doanh nhanh hơn với mức thuế có thể thấp hơn mức quy định (nếu Bạn khéo).

Bạn nên lưu ý là phải xin số ĐT của cán bộ Phường phụ trách để khi có 1 đoàn lạ mặt nào đó vào quán yêu cầu kiểm tra giấy tờ thì bạn nên gọi cho cán bộ này trước để đề phòng các đối tượng bất hảo lừa gạt.

Có 2 loại thuế bạn cần phải đóng đối với loại hình kinh doanh hộ cá thể là Thuế môn bài (mỗi năm đóng 1 lần) và Thuế khoáng (GTGT & TNCN) (hàng tháng hoặc quý). Cán bộ thuế của phường sẽ đến nơi Bạn dự định kinh doanh để tính toán sơ bộ doanh thu bình quân của Bạn. Việc làm này sẽ dựa vào cảm tính là chính. Ví dụ: cửa hàng của Bạn nằm ở mặt tiền, rộng rãi, có sức chứa hơn 100 khách hàng thì cán bộ thuế sẽ dự định doanh thu sẽ cao. Ngược lại, nếu Bạn kinh doanh trong hẻm mà anh Google tìm cũng không ra thì dự định doanh thu sẽ thấp –> đóng thuế thấp

Cách tính thuế môn bài và thuế khoán như sau (cập nhật năm 2018):

3.1 – Thuế Môn Bài:

Doanh thu bình quân/ năm	Mức thuế môn bài/ năm
Doanh thu trên 500 triệu đồng	1.000.000 đồng
Doanh thu trên 300 triệu đồng đến 500 triệu đồng	500.000 đồng
Doanh thu trên 100 triệu đồng đến 300 triệu đồng	300.000 đồng
Doanh thu dưới 100 đồng	Miễn phí thuế TNCN, GTGT

Ví Dụ: Cán bộ thuế dự đoán doanh thu của Bạn mỗi tháng khoảng 10 triệu thì nhân lên 1 năm 12 tháng sẽ là 120 triệu. 120tr sẽ nằm trong khung thuế cho cửa hàng từ 100tr-300tr (xem bảng bên trên). Nên thuế môn bài hàng năm của Bạn sẽ là 300.000. Tuy nhiên, nếu thực tế doanh thu của Bạn khoảng 10tr/tháng, tương đương 300.00 ngày thì Bạn có thể xin xỏ, năn nỉ, khóc lóc thảm thương để khỏi phải đóng thuế cũng được.

3.2 – Thuế TNCN và GTGT

Thuế TNCN (thu nhập cá nhân) và thuế GTGT (giá trị gia tăng) hay còn gọi nhanh là Thuế Khoáng sẽ được tính theo doanh thu trung bình từng tháng. Mình xin phép chỉ nêu trong khung thuế áp dụng cho cửa hàng kinh doanh dịch vụ ăn uống như sau:
– TNCN: 1.5%
– GTGT: 3%

Vd1: Theo ví dụ bên trên, cửa hàng có doanh thu trung bình 10tr/tháng thì 2 loại thuế này sẽ được tính như sau:
– TNCN: 1.5% x 10.000.000 = 150.000
– GTGT: 3% x 10.000.000 = 300.000
Như vậy hàng tháng Bạn phải nộp thuế TNCN và GTGT là 450.000.

Vd2: Doanh thu trung bình 300tr/tháng, tương đương 10tr/ngày (đây là mức doanh thu trung bình cho 1 quán trà sữa, mì cay có công suất khoảng 80 khách) thì 2 loại thuế sẽ như sau:
– TNCN: 1.5% x 300.000.000 = 4.500.000
– GTGT: 3% x 300.000.000 = 9.000.000
Như vậy hàng tháng Bạn phải nộp thuế TNCN và GTGT là 13.5tr.

Tuy nhiên, như mình đã nói ở trên là cán bộ thuế sẽ đưa ra kết quả dựa trên định tính + sự than thở và sự khéo léo của bạn thì tiền thuế sẽ nằm ở mức vừa phải.

Lưu ý kỹ kỹ nhé “2 loại giấy phép này bạn phải photo bản sao và nên ép plastic dán ở ngay quán vì sẽ có nhiều đoàn tới lui hỏi thăm 2 loại giấy tờ này”

4. Giấy Chứng Nhận An Toàn Vệ Sinh Thực Phẩm

Những quán được đầu tư bài bản, đàng hoàng thì nên đi đăng ký học để lấy giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm càng sớm càng tốt.

Đối với những anh/chị bán hàng rong, đẩy xe chạy lòng vòng thì cũng nên tham gia 1 khóa đào tạo chuyên dành cho những người bán hàng rong, chi phí sẽ thấp hơn các quán xá cố định. Hàng rong thì tham gia khóa huấn luyện ở Trạm Y Tế Phường nơi anh chị buôn bán, nơi mình sinh sống cũng được luôn. Đây là loại hình phổ cập đại trà nên học ở đâu cũng được.

Thủ tục xin giấy phép An Toàn Vệ Sinh Thực Phẩm (ATVSTP) bao gồm 2 bước:

Bước đầu tiên, Bạn đến trung tâm Y Tế Phường hoặc Trung Tâm Y Tế Thành Phố (TP trực thuộc tỉnh) để điền hồ sơ xin cấp giấy VSATTP.

Bước tiếp theo, Chủ quán và nhân viên sẽ phải lên trung tâm y tế Phường/Thành Phố khám sức khỏe và tham gia lớp đào tạo về VSATTP được tổ chức theo lịch của trung tâm. Sau khi làm 2 bước này, Bạn/nhân viên sẽ được cấp 1 giấy chứng nhận đã đào tạo về VSATTP có giá trị trong 2 năm. Hết 2 năm thì đi khám sức khỏe và xin cấp lại, không cần phải đăng ký học lại lớp đào tạo. Chi phí cho mỗi người khoảng 300K – 500K.

Do đó, nếu Bạn tuyển được nhân viên mà đã có giấy chứng nhận này rồi thì Bạn sẽ giảm được chi phí đầu tư ban đầu này.

Kinh nghiệm của mình là Bạn nên ưu tiên nhờ 2 người nhà mình tham gia các lớp học này. Đối với nhân viên, Bạn chọn ra khoảng 5 nhân viên mà Bạn nghĩ sẽ cống hiến lâu dài với quán để đi làm giấy này nhé. Nhân viên được đào tạo khóa này cũng có hiệu quả trong công việc rất tốt Bạn nhé nên có điều kiện thì cho đi học hết luôn.

Sau khi tập huấn xong, sẽ có một đoàn cán bộ vệ sinh an toàn thực phẩm xuống kiểm tra. Nếu quán bạn đạt đủ điều kiện thì họ sẽ cấp giấy phép cho bạn.

Bạn có thể làm giấy này sau khi quán của bạn đã khai trương (nhưng phải tranh thủ làm sớm) vì muốn làm được bạn phải cần có giấy tờ của nhân viên và quản lý. Số lượng nhân viên tùy thuộc vào qui mô quán của bạn. Giấy tờ của nhân viên bao gồm giấy CMND, hình ảnh, giấy khám sức khỏe.

Sau khi có giấy phép, Bạn nên photo và ép plastic dán tại quán để khách hàng tin tưởng vào chất lượng vệ sinh tại quán bạn và bạn hoàn toàn yên tâm khi có các đoàn ban ngành xuống kiểm tra. Và cũng nhớ xin số điện thoại cán bộ phụ trách vệ sinh an toàn thực phẩm nhé để alo anh í khi có đoàn lạ mặt đến quán bạn yêu cầu kiểm tra nhé. Lừa đảo dạng này nhiều lắm các Bạn.

5. Giấy Phép Chuyển Mục Đích Sử Dụng Điện và Chuyển Đổi Tên Chủ Sở Hữu Điện Kế

Nếu cán bộ công ty điện lực yêu cầu bạn thì bạn phải hoàn thành loại giấy tờ này. Khi mới tập tành kinh doanh, mình và anh chủ nhà cho tôi thuê đã trực tiếp phản đối với công ty điện lực nhưng bất thành và kết quả là quán mình bị cắt điện 1 ngày mà còn phải đóng tiền phạt để có điện lại. Kinh nghiệm xương máu đó bạn.

Nhưng sau này mình mới ngộ ra hồi trước mình ngu thặc!!! Anh bên điện lực làm hoàn toàn đúng qui trình thủ tục mà anh đó cũng muốn an toàn cho quán mình nữa. Cụ thể là từ trụ điện đến quán mình, dây điện sẽ nối vào 1 đồng hồ điện hay còn gọi là công tơ điện. Đối với căn hộ để ở thì bên điện lực chỉ dùng CB 25A-40A để khi nhà Bạn chạy vượt công suất thì CB sẽ tự động sập xuống (bị mất điện) cho an toàn đường dây. Nên khi kinh doanh, Bạn sẽ lắp nhiều máy lạnh hơn thế là quán Bạn sẽ thường xuyên bị sập CB hay thường xuyên bị mất điện rồi lại bật CB lên nên Khách sẽ không thích điều này đâu nhé.

Quán mình thông thường sẽ xin đổi lên CB 100A (cho quán khoảng 150m2, tải 6-8 máy lạnh (tổng trên 12 ngựa) và xin đổi cọng dây điện chịu tải lớn hơn từ trụ điện đến công tơ điện.

Lưu ý: Bạn mà tự ý yêu cầu thợ điện đổi CB lên tải cao hơn thì Bạn bị sai phạm hợp đồng điện và nguy hiểm hơn là rất dễ cháy nổ vì cọng dậy từ trụ điện đến công tơ là dây tải công suất nhỏ. Bạn sử dụng công suất nhiều, dây điện này bị nóng chảy dễ gây cháy nổ lắm lắm lắm!!!

Ngoài ra, bạn còn phải hoàn thành đầy đủ các giấy tờ tổ trưởng khu phố nơi quán bạn hoạt động.

6. Sổ đăng ký tạm trú

Và điều cuối cùng mình muốn khuyên Bạn là Bạn phải làm giấy đăng ký tạm trú tạm vắng cho toàn bộ nhân viên cho dù nhân viên bạn có ngủ nghỉ lại tại quán hay không vì nếu nhân viên bạn có một người đang là tội phạm thì các chú công an phường sẽ phát hiện hoặc nhân viên sẽ chủ động xin nghỉ vì sợ bị phát hiện.

Bạn nên đọc kỹ bài này nhé, đừng vì tiết kiệm chi phí mà bỏ qua vài cái nhỏ thì sau này dễ nhận lại cái đắng lòng hơn đó